Votre employeur vient d’adopter My Arkevia et vous ne savez pas par où commencer ? On a vu beaucoup de salariés un peu perdus au début. On va être direct avec vous : c’est un coffre-fort numérique pour vos fiches de paie, et c’est plutôt simple quand on a le mode d’emploi. On vous guide pas à pas pour créer votre compte, accéder à vos documents et résoudre les problèmes courants.
My Arkevia : l’essentiel à connaître 📋
- Pour vous inscrire : il vous faut le matricule et le code secret fournis par votre service RH.
- Le site officiel : tout se passe sur www.myarkevia.com pour s’inscrire ou se connecter.
- Mot de passe perdu : utilisez le lien « Mot de passe oublié ? » sur la page de connexion, c’est rapide.
- Email de connexion perdu : cliquez sur le lien « Contact » en bas de page pour joindre le support.
- Conservation des documents : votre accès est garanti pendant 50 ans, même si vous changez d’employeur.
Qu’est-ce que My Arkevia et à quoi ça sert ?
Pour faire simple, My Arkevia est un coffre-fort numérique personnel et sécurisé. C’est un espace de stockage en ligne où votre employeur dépose automatiquement vos bulletins de paie chaque mois. Fini le papier qui se perd, s’abîme ou que vous devez classer pendant des heures.
Le principe est simple : au lieu de vous donner une enveloppe, votre entreprise verse votre fiche de paie sur votre compte My Arkevia. Ce document a la même valeur légale que le format papier. L’avantage, c’est que tout est centralisé, protégé et accessible à vie. On vous le dit, ça change la gestion de vos papiers importants.
Les bénéfices pour vous sont concrets :
- Plus de perte de documents : vos bulletins de paie sont rangés et en sécurité.
- Accès permanent : vous pouvez consulter vos fiches de paie 24h/24 et 7j/7, depuis un ordinateur, une tablette ou votre téléphone.
- Conservation à très long terme : la plateforme garde vos documents pendant 50 ans. Même si vous quittez votre entreprise dans 6 mois, vos fiches de paie restent accessibles.
- Validité juridique : les documents stockés dans ce coffre-fort numérique sont reconnus par l’administration.
- Centralisation : vous pouvez aussi y ajouter vos propres documents importants (diplômes, carte d’identité, factures) pour tout avoir au même endroit.
Comment s’inscrire et se connecter ? (Tutoriel pas à pas)
On nous demande souvent comment faire pour la toute première connexion. La procédure d’inscription est guidée, mais il y a quelques points à connaître. On vous détaille tout ici.
Avant de commencer, assurez-vous d’avoir deux informations que seul votre service RH peut vous fournir : votre matricule salarié et un code secret d’activation. C’est la clé pour démarrer.
Les étapes de votre première inscription
- Allez sur le site officiel : rendez-vous sur la page www.myarkevia.com.
- Lancez l’inscription : sur la page d’accueil, cliquez sur le gros bouton « JE M’INSCRIS« .
- Saisissez vos codes : la plateforme vous demande votre matricule et votre code secret. Recopiez-les sans erreur.
- Acceptez les conditions : lisez et acceptez la convention et les Conditions Générales d’Utilisation (CGU). C’est une étape obligatoire pour créer votre espace personnel.
- Remplissez votre profil : vous devrez renseigner une adresse e-mail valide. C’est très important, car cet e-mail deviendra votre identifiant de connexion. Choisissez une adresse que vous consultez régulièrement.
- Créez votre mot de passe : choisissez un mot de passe solide, avec des majuscules, des minuscules, des chiffres et des symboles. C’est la garantie de la sécurité de vos documents.
- Validez et c’est fini : une fois tout validé, votre compte est créé. Vous pouvez maintenant vous connecter.
Pour les connexions suivantes, c’est beaucoup plus simple. Il suffit de retourner sur le site, de saisir votre adresse e-mail (votre identifiant) et le mot de passe que vous venez de créer.
Que faire en cas de perte de mot de passe ou d’identifiant ?
C’est le problème le plus courant. On oublie un mot de passe, ou on ne se souvient plus de l’e-mail utilisé il y a deux ans. Pas de panique, il y a des solutions pour chaque cas.
Cas n°1 : J’ai oublié mon mot de passe
C’est le cas le plus simple à résoudre. La procédure est standard et prend moins de deux minutes.
- Sur la page de connexion de My Arkevia, cherchez le lien « Mot de passe oublié ? » et cliquez dessus.
- Saisissez l’adresse e-mail qui sert d’identifiant à votre compte.
- Vous allez recevoir un e-mail de la part d’Arkevia contenant un lien pour réinitialiser votre mot de passe.
- Cliquez sur ce lien et suivez les instructions pour en créer un nouveau.
Pensez à vérifier votre dossier « Spam » ou « Courrier indésirable » si vous ne voyez pas l’e-mail arriver dans votre boîte de réception principale.
Cas n°2 : J’ai oublié mon adresse e-mail de connexion
Là, c’est un peu plus délicat, car vous ne pouvez pas utiliser la procédure automatique. Mais une solution existe.
Le truc, c’est de contacter directement le support technique d’Arkevia. Pour cela, retournez sur la page de connexion. Tout en bas de la page, vous trouverez un lien « Contact« . Cliquez dessus.
Vous serez dirigé vers un formulaire de contact ou une adresse e-mail de support comme contact@arkevia.com. Expliquez votre situation : vous avez un compte mais ne vous souvenez plus de l’identifiant. Donnez votre nom, prénom et le nom de votre employeur. Le service client vous aidera à retrouver l’accès à votre espace.
Les fonctionnalités clés pour bien gérer vos documents
Une fois connecté, My Arkevia ne sert pas juste à regarder vos fiches de paie. C’est un véritable outil de gestion pour tous vos documents importants. On a constaté que beaucoup d’utilisateurs passent à côté de fonctions très pratiques.
Voici ce que vous pouvez faire sur la plateforme :
- Consulter vos bulletins de paie : c’est la fonction de base. Ils sont classés par mois et par année.
- Ajouter des documents personnels : vous pouvez importer des fichiers depuis votre ordinateur (PDF, JPG, DOCX…). C’est parfait pour stocker vos diplômes, contrats de location, factures importantes, ou une copie de votre pièce d’identité.
- Organiser vos fichiers : comme sur un ordinateur, vous pouvez créer des dossiers pour classer vos documents. Par exemple : « Banque », « Assurances », « Travail », « Identité ».
- Partager un document en toute sécurité : besoin d’envoyer votre dernière fiche de paie à votre banquier ? Vous pouvez générer un lien de partage sécurisé, valable pour une durée limitée. C’est plus sûr qu’une pièce jointe.
- Exporter et télécharger : à tout moment, vous pouvez télécharger un ou plusieurs documents sur votre ordinateur pour en avoir une copie locale.
Pour y voir plus clair, on a résumé les avantages concrets dans ce tableau.
| Fonctionnalité | Ce que ça apporte | Le bénéfice pour vous |
|---|---|---|
| Réception automatique des fiches | Plus d’oublis, plus d’erreurs de distribution. | Moins de stress et l’assurance d’avoir tous vos bulletins. |
| Classement intelligent | Vos documents sont toujours bien rangés par date et type. | C’est propre, clair, et vous retrouvez tout en quelques secondes. |
| Ajout de documents perso | Vous pouvez tout regrouper en un seul endroit sécurisé. | Fini de chercher un papier important pendant des heures. |
| Partage sécurisé | Envoyer un document à la banque ou à un organisme en 1 clic. | C’est simple et ça évite les galères de pièces jointes. |
| Accessibilité 24/7 | Connexion possible depuis votre téléphone ou votre ordinateur, n’importe quand. | Ultra pratique, surtout en cas de besoin urgent d’un document. |
Sécurité et conformité : vos données sont-elles protégées ?
C’est la question qu’on nous pose tout le temps : « mes données sont-elles vraiment en sécurité sur ce genre de service ? ». La réponse est oui, et c’est même l’un des points forts de solutions comme My Arkevia.
Votre espace personnel est protégé par plusieurs niveaux de sécurité. D’abord, la plateforme est conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), la loi européenne qui encadre l’utilisation de vos informations personnelles. Votre employeur n’a pas accès à votre espace personnel, seulement au dépôt de vos bulletins de paie.
Ensuite, Arkevia respecte des normes techniques très strictes pour garantir l’intégrité de vos documents. On parle de certifications comme NF Z42-013 et ISO 27001. En clair, ça veut dire que les fichiers ne peuvent pas être modifiés une fois déposés. C’est ce qu’on appelle l’archivage à valeur probante : un bulletin de paie sur Arkevia a la même force juridique qu’un original papier.
My Arkevia propose une fonction de « contact de confiance« . Vous pouvez désigner une personne (un proche, un conjoint) qui pourra, sous certaines conditions, demander l’accès à vos documents en cas d’incapacité de votre part (décès, accident grave). C’est une sécurité supplémentaire pour la transmission de vos papiers importants.
Enfin, la conservation des données sur 50 ans ou jusqu’à vos 75 ans vous assure de ne jamais perdre un document essentiel pour votre retraite, par exemple. C’est un service pensé pour le très long terme.
Arkevia face à ses alternatives (Digiposte, MyPeopleDoc…)
Votre entreprise a choisi My Arkevia, mais il existe d’autres acteurs sur le marché du coffre-fort numérique RH. Les plus connus sont Digiposte (de La Poste), MyPeopleDoc, Silae ou encore Payfit. Chaque plateforme a ses particularités, même si leur fonction principale reste la même : stocker vos documents de manière sécurisée.
On vous a préparé un petit comparatif pour situer Arkevia par rapport à deux autres solutions courantes.
| Solution | Points forts | Fonctionnalités spécifiques | Limites repérées |
|---|---|---|---|
| MyArkevia | Très haut niveau de sécurité, intégrité des documents garantie. | Archivage probant (norme NF Z42-013), traçabilité renforcée. | L’interface peut paraître un peu moins moderne que certains concurrents. |
| Digiposte | Très simple d’utilisation, navigation claire et intuitive. | Connecteurs automatiques avec des services (banques, impôts, opérateurs). | Moins de garanties sur la valeur probante, certaines fonctions sont payantes. |
| MyPeopleDoc | Bonne intégration avec de nombreux logiciels de paie, archivage massif. | Personnalisation des interfaces pour les entreprises. | L’accès mobile est parfois jugé moins ergonomique. |
Le truc à retenir, c’est que My Arkevia met vraiment l’accent sur la sécurité à long terme et la valeur légale des documents. C’est un choix de fiabilité fait par votre employeur.
FAQ : Questions fréquentes sur My Arkevia
Pour finir, on a regroupé les questions qui reviennent le plus souvent sur l’utilisation de ce service. Des réponses courtes et directes pour vous faire gagner du temps.
Je change d’employeur, est-ce que je perds mon compte Arkevia ?
Non, absolument pas. Votre compte My Arkevia est un espace personnel qui vous appartient. Il n’est pas lié à votre contrat de travail. Vous conservez votre accès et tous les documents qui y sont stockés, même après avoir quitté l’entreprise.
Puis-je accéder à mes documents après avoir quitté mon entreprise ?
Oui, l’accès est maintenu à vie (dans la limite des 50 ans de conservation). C’est l’un des grands avantages du système. Vous pourrez toujours vous connecter avec votre e-mail et votre mot de passe pour récupérer un ancien bulletin de paie.
Puis-je stocker autre chose que mes fiches de paie ?
Oui, bien sûr. Vous pouvez et on vous conseille même de le faire. C’est un excellent moyen de sauvegarder des copies de vos diplômes, de votre carte d’identité, de vos contrats d’assurance ou de tout autre document important que vous ne voulez pas perdre.
Comment désactiver mon compte ?
La désactivation est possible via les paramètres de votre compte. Mais attention, si votre employeur actuel utilise ce service pour vous verser vos bulletins de paie, vous devez d’abord voir avec votre service RH. On vous déconseille de le fermer tant que vous recevez des documents dessus.
Quels sont les formats de fichiers acceptés ?
La plateforme accepte les formats les plus courants : PDF, les images (JPG, PNG), et les documents bureautiques (DOCX, XLSX). C’est assez flexible pour vous permettre de stocker la majorité de vos fichiers administratifs personnels.
